Huishoudelijk reglement

Dit reglement is opgesteld naar aanleiding van Artikel 19 van de Statuten van de Dorpsraad Lunteren, verder genoemd “Dorpsraad”, laatstelijk gewijzigd 31 augustus 2023, waarbij het Bestuur de volgende onderwerpen nader wenst te regelen.

Artikel 1 Begripsbepaling
Huishoudelijk reglement: het huishoudelijk reglement zoals bedoeld in artikel 19 van de statuten van de vereniging dorpsraad Lunteren;
2. Dorpsraad: de dorpsraad Lunteren, bestaande uit leden en het bestuur. Zij zijn samen stemgerechtigden van de dorpsraad;
3. Commissieleden: Vaste leden van de commissies; Het bestuur laat zich bijstaan door de commissies. Een lid van bestuur kan een vergadering van een commissie bijwonen.
4. Het bestuur, verder genoemd “bestuur”: de voorzitter, secretaris, penningmeester gezamenlijk, aangevuld met maximaal 6 bestuursleden. Indien nodig wordt de rol van vice-voorzitter in onderling overleg bepaald;
6. Project: een project is een geheel van activiteiten, waarbij de inzet van mensen, materiaal en financiële middelen leidt tot een vooraf gedefinieerd te verwachten resultaat. Een project is begrensd in tijd en middelen;
7. Een commissie is een groep van leden en/of inwoners met een bepaald doel of een bepaalde opdracht die zij gezamenlijk resultaatgericht proberen uit te voeren. De commissie kan zelf een opdracht initiëren of krijgen en gevraagd en ongevraagd advies geven aan het bestuur.

Artikel 2 Doel
Het huishoudelijk reglement dient de uitvoering van hetgeen is bepaald in de statuten te verduidelijken en/of aan te vullen met die elementen die nodig worden geacht voor het goed functioneren van de dorpsraad. De Dorpsraad van Lunteren tracht haar doelstellingen te bereiken door: – Het houden van openbare bijeenkomsten, opiniepeilingen, enquêtes, etc. – Andere wettige middelen aan te wenden, die bevorderlijk zijn voor haar doelstellingen zoals het bijhouden van een website, contacten te leggen en te onderhouden met de bevolking, overheden, organen, instellingen en verenigingen en met het werken werk-, en regiegroepen, die in de lijn handelen van haar doelstellingen

Artikel 3 Leden
1. Verwijzing naar de statuten met uitzondering
– inwoners vanaf 16 jaar van het kadastrale gebied Lunteren
– personen die een specifieke binding hebben met Lunteren. Deze personen worden door het bestuur toegelaten.

Artikel 4 Het Bestuur
Zie de statuten, deze zijn voldoende

Artikel 5 Bevoegdheden en verantwoordelijkheden van het Dagelijks Bestuur
De Dorpsraad kent conform zijn statuten een bestuur bestaande uit een voorzitter, secretaris en penningmeester;

1. Indien er zowel voor de functie van voorzitter als secretaris een vacature is, wijst het bestuur een tijdelijk voorzitter aan, die belast wordt met het coördineren van de lopende zaken. De tijdelijke voorzitter blijft in functie zo lang niet in één van beide functies is voorzien.
2. Het bestuur benoemd een vice-voorzitter

Voorzitter
a. Heeft algemene leiding van de vereniging;
b. Vertegenwoordigt de vereniging naar buiten toe;
c. Overlegt met officiële instanties;
d. Geeft leiding aan de Dorpsraad;
e. Is het eerste aanspreekpunt voor bestuursleden;
f. Stelt in overleg met de secretaris de agenda voor elke vergadering op;
g. Leidt de vergaderingen en de jaarvergadering;
h. Ziet er op toe dat beslissingen worden genomen in overeenstemming met de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement;
i. Stelt, in goed overleg met de secretaris en de penningmeester, het beleidsplan en jaarverslag op en herziet dit jaarlijks, voorafgaand aan de jaarvergadering;
j. Coördineert en stuurt activiteiten;
k. Ziet er op toe dat bestuursleden hun taken naar behoren vervullen en spreekt hen hierop aan indien dit niet het geval lijkt.

Secretaris
1. De secretaris verzorgt de notulen van de gehouden vergaderingen van het bestuur en de algemene ledenvergadering.
2. De secretaris voert de noodzakelijke correspondentie (schriftelijk en digitaal) t.b.v. de Dorpsraad.
3. De notulen van de vergaderingen van het bestuur en algemene ledenraad worden na goedkeuring door de vergadering door de voorzitter en de secretaris ondertekend.
4. Elk jaar verzorgt de secretaris het jaarverslag.
5. Verzorgt het vergaderrooster en het (glijdend) rooster van aftreden
6. De secretaris verricht overige administratieve werkzaamheden.

Penningmeester
a. Voert de financiële administratie;
b. Waarborgt de continuïteit van de financiële administratie, met name in geval van opvolging;
c. Stelt financiële overzichten op;
d. Maakt het financiële gedeelte van het jaarverslag;
e. Zorgt ervoor dat de financiële administratie, de manier waarop deze administratie gevoerd wordt en het financiële jaarverslag eenduidig is;
f. Beheert de kas, de bankrekeningen en de eventuele spaarrekeningen, beleggingen en investeringen;
g. Begroot inkomsten (inzamelingsacties) en uitgaven (projecten) en voert op deze activiteiten tussentijds en na afronding financiële controle uit;
h. Penningmeester doet conform de statuten alle door de vergadering goedgekeurde betalingen en uitkeringen met als grondslag facturen, nota’s, declaraties uit het dorpsbudget of anderszins, zelfstandig.
i. Andere betalingen dan de hiervoor genoemde > € 500,= dienen mede-ondertekend te worden door een 2e bestuurslid;
j. Beoordeelt of gedane uitgaven en declaraties vallen binnen de jaarbegroting, de kaders van projectbudgetten en/of de in bestuursvergaderingen gemaakte afspraken;
l. Onderhoudt contacten met sponsoren en subsidieverstrekkers.

Artikel 6 Commissies en Bestuur
a. Een commissie- en bestuurslid moet woonachtig zijn in Lunteren;
b. De commissielieden en het bestuur vormen de Dorpsraad en kunnen zich door adviseurs laten bijstaan;
c. Een bestuurs- of commissielid, dat door een geschil, kan na een met minstens 2 /3 van de uitgebrachte stemmen aangenomen besluit van de Dorpsraad, van zijn of haar bestuurslidmaatschap vervallen worden verklaard. Een dergelijk besluit dient bij schriftelijke kennisgeving te worden gedaan. Vóórdat de Dorpsraad een dergelijk besluit mag nemen dient met het betrokken bestuurslid “hoor en wederhoor” te worden toegepast door het bestuur. Mediation kan mede leiden tot een oplossing waardoor verval van lidmaatschap wordt voorkomen;
e. De Dorpsraad kiest uit haar midden een dagelijks bestuur, te weten een voorzitter, een secretaris en een penningmeester, eventueel aangevuld met max. zes leden. De secretaris stelt een rooster van aftreden op. Zij dienen dusdanig in het aftreedschema geplaatst te worden, dat zij nooit in één jaar allen aan de beurt zijn om hun functie ter beschikking te stellen.

Artikel 7 Commissies
Lid 1 De taken
1. De bestuurs- en commissieleden dienen zich (politiek) neutraal op te stellen en er voor te waken dat men geen individuele belangen behartigt die geen relatie hebben tot de doelstellingen van de vereniging ten aanzien van het algemeen belang;
2. De bestuurs- en commissieleden kiezen zelf de leden voor de functies die het nodig acht;
3. De commissieleden kunnen in overleg tijdens de openbare vergadering tussentijds onderling van functie en/of taken wisselen;
4. De voorzitter wordt benoemd door het bestuur.
5. De voorzitter van de betreffende commissie communiceert en rapporteert uitvoerig met het bestuurslid die de commissie vertegenwoordigt in het bestuur
6. Het dagelijks bestuur is gerechtigd, voor zover noodzakelijk, aan bepaalde personen te verzoeken de vergaderingen van het bestuur als adviserend lid bij te wonen; Huishoudelijk reglement dorpsraad Lunteren

Lid 2 Bijzondere functies commissieleden:

De webmaster (voorzitter van de communicatiecommissie)
a. Beheert de website en andere social-media;
b. Ziet erop toe dat deze beschikbaar en bereikbaar is;
c. Beheert de structuur van de website;
d. Zorgt ervoor dat de inhoud van de website actueel en volledig is;

e. Voert de eindredactie van teksten op de website en social media;
f. Beoordeelt content die voor plaatsing op de website etc. wordt aangeboden en overlegt, indien nodig met de voorzitter over mogelijk onwenselijke teksten
g. Ziet erop toe dat de website en alle andere interne en externe communicatie voldoet aan de huisstijl;
h. Onderhoudt contacten met hen die teksten of andere content voor de website etc. aanleveren;

Kascommissie
a. Het doel van de kascommissie is de controle van het financieel jaarverslag:
b. Het financieel jaarverslag wordt door de penningmeester samengesteld o.b.v. het kasboek en een overzicht van de bankafschriften. De kascommissie controleert alle onderdelen van de financiële administratie en kan bij onduidelijkheden in overleg treden met de penningmeester. Indien er onvolkomenheden of ongerechtigheden in het financieel jaarverslag voorkomen, kan de kascommissie besluiten de penningmeester ter verantwoording te roepen. De kascommissie komt bijeen op uitnodiging van de penningmeester voor het plaatsvinden van de jaarlijkse ledenvergadering;
c. Samenstelling De kascommissie is een vertegenwoordiging van de leden van de Dorpsraad en wordt gekozen door tijdens de jaarvergadering. De kascommissie bestaat uit twee leden; d. Een lid van de kascommissie zal voor twee jaar zitting nemen. De twee leden van de kascommissie treden nooit gelijktijdig af, maar in even en oneven jaren. Hierdoor is continuïteit van ervaring gewaarborgd.
e Na controle van het financieel jaarverslag ondertekenen de leden een verklaring, waarmee zij hun goedkeuring geven aan het afronden van de jaarboeken.

Artikel 8 Vergaderingen
De Dorpsraad vergadert (openbaar met leden) in principe drie keer per jaar. De vergaderingen zijn in principe openbaar, tenzij door het bestuur anders wordt beslist; Het bestuur vergadert acht keer per jaar en deze vergaderingen zijn besloten
b. Spoedeisende zaken dienen met voorrang te worden behandeld;
c. De uitnodiging voor de vergaderingen alsmede de agenda wordt ten minste één week voor de openbare bijeenkomst gepubliceerd in de agenda van de website vierlingsbeek-groeningen.nl;
d. Publicaties kunnen worden gedaan in de geëigende lokale media o.a. De Lunterse Krant en de website van de dorpsraad;
e. Op deze vergaderingen wordt aan de inwoners van Lunteren de gelegenheid gegeven om te reageren op hetgeen er in de afgelopen tijd is gebeurd en op de plannen van de dorpsraad Lunteren in de toekomst.

2. Artikel 9 Projecten
3. 1. Projecten worden geïnitieerd door de commissies aan de hand van waargenomen behoeftes of signalen die vanuit de inwoners worden afgegeven. Ook kan het bestuur naar eigen behoefte een project starten of een commissie hiertoe opdracht geven.
4. 2. Wanneer een project wordt gedefinieerd moet een commissie zodanig van omvang zijn dat een efficiënte werkwijze gewaarborgd is;
5. 3. Indien nodig, kan er een deskundig persoon of meerdere personen toegevoegd worden aan de commissie. Ook is het mogelijk om een adviseur al dan niet betaald in te schakelen. Voor beide gevallen zal te allen tijde het dagelijks bestuur van de Dorpsraad Lunteren haar toestemming moeten geven;
6. 4. Condities en financiële consequenties zullen op voorhand goedgekeurd moeten worden door het dagelijks bestuur;
7. 5. In een commissie, zal minimaal een bestuurslid van de Dorpsraad Lunteren zitting hebben;
8. 6. Het proces van een project dient goed gedocumenteerd te worden. Zo wordt er een duidelijke opdracht-, c.q. probleembeschrijving gemaakt. Ook de doelstellingen die men voorstaat worden beschreven met een globale planning. Er wordt een einddatum bepaald wanneer men verwacht de doelstellingen te realiseren. Uiteraard kan, weliswaar na gefundeerde motivatie, zulks er beoordeling van het dagelijks bestuur, dit te allen tijde aangepast worden. Verder staan in het document de leden van de commissie met de eventuele contactgegevens;
9. 8. In de reguliere bestuursvergaderingen van de Dorpsraad Lunteren worden de lopende projecten besproken.

Artikel 10 : Vertegenwoordiging
Tijdens officiële ontmoetingen, zoals in vergaderingen met lagere en/of hogere overheden, besturen of vertegenwoordigingen uit de gemeente, over onderwerpen, waarbij het standpunt van de Dorpsraad aan de orde komt, dient de Dorpsraad zich te laten vertegenwoordigen door één of meerdere bestuursleden, welke daar de door de Dorpsraad bij meerderheid genomen standpunten in zullen brengen. Over zaken waarover de Dorpsraad (nog) geen uitspraak heeft gedaan kunnen zij, bij voormelde gelegenheden geen standpunt namens de Dorpsraad innemen.

Artikel 11 Financiële zaken
De gelden van de Dorpsraad worden verkregen uit subsidies en alle andere overige baten.

11.1 Declaraties
1. Alle relevante kosten die bestuursleden en leden van de projectgroep maken, kunnen worden gedeclareerd bij het dagelijks bestuur;
2. Deze kosten moeten vooraf door het dagelijks bestuur zijn geaccordeerd;
3. De declaraties moeten worden ingediend op een door de penningmeester verstrekt declaratieformulier. Bij het declaratieformulier worden alle onderliggende stukken, zoals kassabonnen, kwitanties, facturen enz. , gevoegd;
4. Na ondertekening van de declaratie door twee leden van het dagelijks bestuur zal de penningmeester overgaan tot uitbetaling.
11.2 Voorschotten
1. Voorschotten worden slechts bij hoge uitzondering verstrekt en alleen na goedkeuring van het dagelijks bestuur;
2. Voorschotten moeten binnen 2 weken nadat de uitgaven zijn gedaan bij de penningmeester middels een declaratieformulier worden verrekend.
11.3 Contant geld
Er wordt in principe geen contant geld aangehouden.

Artikel 12 Verzekeringen
De leden van de Dorpsraad Lunteren en eenieder die direct of indirect vrijwilligerswerkzaamheden uitvoert voor de Dorpsraad zijn via de gemeente Ede als vrijwilliger verzekerd via de VNG-vrijwilligerspolis afgesloten bij de door de gemeente Ede gekozen stichting Malkander. Definitie vrijwilliger: Vrijwilliger is degene die in enig organisatorisch verband onverplicht en onbetaald werkzaamheden verricht ten behoeve van anderen en/of de samenleving waarbij een maatschappelijk belang wordt gediend.

Artikel 13 Kosten voor de Dorpsraad
1. In principe worden de kosten van de Dorpsraad betaald vanuit donaties en een bijdrage van de gemeente Ede. Mocht in de toekomst het nodig blijken dat er een bijdrage voor de kosten vanuit de leden nodig is, dan mag dit nooit leiden tot het opleggen van een blokkade om lid te worden

Artikel 14 Wijzigingen Huishoudelijk reglement
1. Een voorstel tot wijziging van het Huishoudelijk Reglement kan door elk bestuurslid gedaan worden en dient tenminste zeven dagen voor de daartoe te houden vergadering van het bestuur aan de leden worden bekendgemaakt tezamen met een toelichting waarom de wijziging noodzakelijk is; 2. De wijziging kan worden goedgekeurd met gewone meerderheid van stemmen op een vergadering waarbij minstens 50% van de leden aanwezig is.

Artikel 15 Slotartikel
1. Dispensatie van enig artikel of van een gedeelte van een artikel van dit Huishoudelijk Reglement kan worden verleend door het bestuur van de vereniging, op voorstel van tenminste drie leden van het bestuur. De duur van de dispensatie moet nauwkeurig worden aangegeven;
2. In gevallen waarin dit huishoudelijk reglement en de statuten niet voorzien beslist het bestuur.

Lunteren, 4 december 2023